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Iprem reorganiza biblioteca para se tornar a unidade de inteligência previdenciária

Atualmente, a Seção de Documentação e Biblioteca do IPREM realiza pesquisas na legislação e mantém a guarda da memória institucional. O setor possui um rico acervo de livros, fotografias e assinaturas de periódicos no seguimento público, jurídico e previdenciário, além de conter obras raras pouco conhecidas e utilizadas pelos servidores.

No planejamento estratégico elaborado pela gestão do Iprem, o novo modelo previdenciário atuará de forma matricial em parceria com as unidades de recursos humanos e com o setor de inteligência previdenciária. Essa nova estrutura organizacional prevê a área destinada à promoção do desenvolvimento profissional e gestão do conhecimento previdenciário do Município de São Paulo, incorporando à Seção de Documentação e Biblioteca que assumirá esse papel fundamental e inovador, incluindo em seu rol de funções uma série de ações para o alcance de metas inclusas no planejamento estratégico. Todas essas mudanças estão de acordo com as melhores práticas em gestão do conhecimento.

A catalogação e a indexação do acervo bibliográfico serão úteis na acessibilidade às obras, pois servirá de apoio ao projeto do Iprem que trata sobre a instituição da política de educação previdenciária, de desenvolvimento profissional e de gestão do conhecimento, que normatizará uma série de atividades destinadas à promoção da inteligência previdenciária e da aprendizagem organizacional do Instituto. Além desta função, outra atividade prevista é a digitalização e indexação dos diversos materiais existentes, tais como atas de reuniões, atos normativos, ofícios e memorandos antigos para a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), um novo desenho de aquisições e descartes de obras úteis para atualização do acervo, gerenciamento de manuais e procedimentos dos processos de trabalho do Iprem, além do auxílio na identificação de necessidades e proposição dos programas de capacitação e aperfeiçoamento profissional.

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Sinto-me honrada em fazer parte dessa equipe e auxiliar no planejamento e execução desse projeto. O grande objetivo é o compartilhamento da informação por intermédio do dinamismo de seus respectivos colaboradores, desta forma aproveitaremos os mecanismos que a era digital nos oferece para fazer acontecer.”, diz Elizangela Almeida, nova bibliotecária do IPREM e que também possui formação em Gestão de Pessoas e Gestão da Informação Digital.

A biblioteca é uma importante ferramenta de conhecimento, ela permite a manutenção e divulgação, mas precisa ter um olhar estratégico diante do ambiente organizacional de hoje, ainda mais na área pública.“, diz Adla Swane Santos, estagiária de História do Setor de Documentação e Biblioteca do IPREM.

A biblioteca deve ter a função de promover o conhecimento através do dinamismo. A maioria das pessoas têm a visão de que a biblioteca só serve para ‘consultar livros’, eu já acho que essa nova forma de se gestionar uma biblioteca é importante, pois aqui existem vários documentos importantes e que deveriam ser mais valorizados e divulgados. Devemos usar dessas ferramentas para promoção do conhecimento geral, histórico, jurídico e tudo mais, inclusive na divulgação da própria memória do Montepio (atual IPREM) e dos materiais produzidos pelos integrantes do IPREM.“, diz Marcelo Santos de Lima, ex-estagiário de História do Setor de Documentação e Biblioteca do IPREM.

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Um prêmio para a previdência do servidor

O primeiro passo para modernização da Biblioteca do Iprem foi a adesão ao Sistema Municipal de Bibliotecas (SMB), integrante da Secretaria Municipal de Cultura (SMC), onde estão catalogadas e indexadas através do software Alexandria Online mais de 4 milhões de títulos pertencentes às 107 bibliotecas municipais, que incluem, entre outras, as bibliotecas históricas, os Ônibus-Biblioteca, os CEUs, os Bosques de Leitura, entre outras.

Além disso, o Núcleo de Planejamento e Gestão (NPG) está desenvolvimento a nova intranet do Iprem, intitulada IPREM Gestão. De fundamental importância para o novo modelo previdenciário, a intranet será uma ferramenta de divulgação de importantes dados para a consolidação da legislação previdenciária municipal, dos quais destacamos: a indexação dos atos normativos do IPREM, divulgação de metas e indicadores estratégicos e principalmente, à indexação e compartilhamento dos novos processos de trabalho e manuais de procedimentos. Isso permite ao usuário ter maior facilidade no compartilhamento e nas consultas aos materiais disponibilizados na Intranet.

A biblioteca do IPREM ganhou o nome de Biblioteca de Direito e Previdência Social e, conforme forem catalogados seus títulos, estes serão disponibilizados para consultas por servidores e munícipes através do link: http://bibliotecacircula.prefeitura.sp.gov.br/pesquisa/.

E não é só isso

O projeto também contempla o setor de Seleção e Treinamento, alinhando-o ao novo modelo de gestão previdenciária que é uma vertente importante na gestão do conhecimento. A integração e o estabelecimento de processos de trabalho que valorizem o conhecimento institucional e a formação continuada do servidor são fundamentais para se criar o dinamismo necessário para evitar descontinuidades e contribuir para a sustentabilidade da previdência ao longo do tempo.

Não basta catalogar, indexar e disponibilizar materiais, é importante também a existência de um setor que pense na formação do servidor e que procure criar uma cultura de aprendizagem e de disseminação do conhecimento, sempre alinhada à estratégia, um setor que promova o conhecimento além do que está no papel. Para tanto, é importante que as áreas de Seleção e Treinamento e Documentação e Biblioteca andem sempre alinhadas e com uma única finalidade, a da promoção do conhecimento e formação continuada das pessoas”, afirma Thiago Duarte, atual diretor do NPG. “E não para por aí, a nova intranet auxiliará no relacionamento com as demais unidades da Prefeitura, ela será um canal de comunicação que auxiliará na orientação às unidades e nos diagnósticos de problemas”, diz.

Sobre Douglas Brandalise

Diretor do Núcleo de Relações Institucionais do Instituto de Previdência Municipal de São Paulo.

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